Circolare n.44
Dematerializzazione : protocollo e documentazioni in formato digitale.
Continua Circolare n.44
ISTITUTO COMPRENSIVO STATALE “Filippo Grimani”
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C.F. 80010870279 Cod. Min. VEIC870002 – CODICE UNIVOCO UFGGFO
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Circolare n. 44 Ve-Marghera, 05 ottobre 2015
A tutto il personale Docente e ATA
Alle Famiglie degli allievi
Oggetto: Dematerializzazione : protocollo e documentazioni in formato digitale.
Si comunica che a decorrere dal giorno 31 OTTOBRE 2015 cesserà la fase di sperimentazione del programma “Segreteria Digitale” e che da tale data non sarà più possibile l’acquisizione a protocollo delle comunicazioni cartacee, rendendo così immodificabili i documenti
durante le fasi di tenuta, accesso e della loro conservazione.
Sarà possibile l’acquisizione di documentazione cartacea esclusivamente proveniente dalle Famiglie, in via residuale e ancora per un breve e limitato periodo di tempo.
Al fine di completare le banche dati il personale dipendente è pertanto tenuto ENTRO IL GIORNO 12/10/2015 a :
confermare all’ufficio personale/ufficio risorse la propria casella e-mail ;
comunicare ex- novo la propria e-mail se non già comunicata o se non in possesso ;
comunicare il proprio numero di reperibilità telefonica per le esigenze di servizio ;
utilizzare la modulistica disponibile sul sito per l’invio di domande di permesso, ferie o assenze compilate e restituite in formato PDF o scannerizzate;
comunicare con gli uffici e con la dirigenza attraverso l’indirizzo di posta istituzionale veic870002@istruzione.it per l’inoltro di richieste di vario genere ed a qualsiasi titolo, per le richieste di autorizzazioni o per l’invio di segnalazioni.
Questo consentirà di rendere valida la ricezione delle comunicazioni stesse in quanto prodotte in via telematica o su supporto informatico ed anche in previsione della firma digitale.
Dopo tale data, le comunicazioni cartacee saranno respinte non essendo più possibile la loro acquisizione e la loro conservazione se non nel formato elettronico ( tutte le documentazioni digitali collegate al fascicolo personale e ai procedimenti amministrativi con decorrenza dal 01/11/2015).
In via preventiva si informano i Genitori degli allievi che analoga estensione della procedura di dematerializzazione avverrà nei confronti delle Famiglie ai sensi di quanto previsto dalla semplificazione amministrativa. Il termine definitivo di cessazione invio del cartaceo verrà comunicato con congruo anticipo, tenuto conto che le regole di gestione totalmente dematerializzata dei documenti sin dalla fase della loro generazione e la conservazione digitale degli stessi sono operative già dall’ 11 febbraio 2015 e
l’adeguamento per tutte le P.A. è previsto OBBLIGATORIAMENTE SENZA DEROGA ALCUNA ENTRO AGOSTO 2016 ( DPCM 13/11/1014 Codice dell’Amministrazione Digitale ). A breve verranno fornite le credenziali di accesso ai singoli allievi per l’utilizzo delle famiglie ai programmi in uso.
Per il Dirigente Scolastico reggente
Dott. Davide FRISOLI
Il collaboratore vicario
Prof. Cristina STOCCO
